Aufgaben delegieren: Der Virtuelle Assistent

Wenn Dein Kalender überfüllt ist oder Du Dich lieber nur auf das Kerngeschäft konzentrieren möchtest, ist es Zeit, einige Deiner Aufgaben an Andere zu delegieren. Doch an wen, wenn man keine eigenen Mitarbeiter hat oder der Chef keine Hilfskraft einstellen will? Die Lösung ist eine noch relativ neue Spezies, die unliebsame oder zeitraubende Aufgaben gern auch für Selbständige übernimmt. Gestatten? Der Virtuelle Assistent!

In den USA und Großbritannien hat sich der Virtuelle Assistent (VA) — oder auch Virtueller Persönlicher Assistent (VPA) genannt — bereits in den 90’er Jahren etabliert. Deutschland hängt noch ein bisschen hinterher und bietet erst seit etwa zwei Jahren die zumeist selbständigen Helferlein an. Eine Zertifizierung oder Ausbildung zum Virtuellen Assistenten gibt es bislang noch nicht.

Wie die Berufsbezeichnung schon verrät handelt es sich dabei um einen Mitarbeiter, der vom Auftraggeber räumlich getrennt seine Arbeit verrichtet und zumeist nur per E-Mail, Skype, Telefon oder Fax mit ihm kommuniziert. Unter Umständen sitzt er sogar im Ausland und kann so durch die unterschiedlichen Zeitzonen Aufgaben für den kommenden Tag bereits in der Nacht des Auftraggebers erledigen.

Der typische Virtuelle Assistent hat häufig eine kaufmännische Ausbildung, ist ein Organisationstalent, kommunikativ, diskret und belastbar. Üblicherweise erhält er Aufträge von mehreren Kunden, die ihn regelmäßig oder gelegentlich buchen. Es gibt auch einige Agenturen, die gleich ein ganzes Team von Assistenten beschäftigen, damit der Kunde vor Ausfall wegen Krankheit und Urlaub geschützt ist.

Aufgaben eines Virtuellen Assistenten

An einen Virtuellen Assistenten kannst Du sowohl private als auch geschäftliche Aufgaben abgeben. So kann er sich im privaten Sektor beispielsweise um die Buchung von Reisen oder den (Online-)Einkauf kümmern, Termine vereinbaren oder Events wie Partys und Empfänge organisieren.

In der Geschäftswelt übernimmt er allgemeine Büro-Tätigkeiten wie Terminabstimmungen, Korrespondenz per E-Mail oder Brief oder Rechercheaufgaben, einfache kaufmännische Aufgaben wie etwa das Erstellen von Vorlagen, Präsentationen, Übersetzungen oder Korrekturen oder die Pflege von Datenbanken.

Je nach Ausbildung kann er auch Aufgaben im Bereich Webdesign, Online-Marketing, Social Media oder Grafikdesign erledigen oder Texte für Pressemitteilungen oder den firmeninternen Blog verfassen.

Die Weitergabe der relevanten Daten für den Auftrag solltest Du allerdings vorher klären. Zwar basiert die Geschäftsbeziehung auf Vertrauen und die dem VA überlassenen Daten werden niemals nach Außen dringen.

Jedoch solltest Du bei Firmeninterna trotzdem Vorsicht walten lassen, da Du selbst häufig vertraglich gebunden bist. Auch das Urheberrecht ist zu beachten — insbesondere dann, wenn Dein Virtueller Assistent Texte für Dich verfasst, die Du oder Dein Auftraggeber im Nachhinein veröffentlichen möchte.

Einen Virtuellen Assistenten finden

Trotz dass in Deutschland noch kein so großes Netzwerk an Virtuellen Assistenten existiert, wirst Du im Internet relativ schnell fündig. Als Agenturen ist der deutsche Pionier FreeDays sowie Strandschicht zu nennen, aber auch viele weitere Agenturen findest Du mithilfe von Suchmaschinen.

Für selbständige Virtuelle Assistenten kann ich das Job-Portal fernarbeit.net empfehlen, das sich ganz diesem Thema gewidmet hat. Hier gibst Du ein kurzes Stellengesuch auf und erhältst in kürzester Zeit zahlreiche Bewerbungen.

Natürlich solltest Du Dir bei der Sichtung etwas Zeit lassen und genau erwägen, welchen VA Du engagieren möchtest. Ausschlaggebend sollten vor allen Dingen die Referenzen und der Preis sein. Auch ein kurzes persönliches Gespräch der näheren Auswahl kann nicht schaden.

…und die Kosten?

Virtuelle Assistenz muss nicht teuer sein! Der Stundenpreis einzelner selbständiger VAs liegt in Deutschland derzeit zwischen 8 und 20 Euro, gegebenenfalls kann sich der Preis bei sehr speziellen Aufgaben (z.B. Webdesign oder Grafikdesign) etwas erhöhen. Üblicherweise wird die Mehrwertsteuer noch aufgeschlagen. Unter Umständen kann der VA aber auch davon befreit sein. Die Rechnung wird zumeist am Ende des Monats gestellt.

Die Preise bei Agenturen liegen derzeit bei 15 bis 30 Euro pro Stunde und sind meistens gestaffelt. Das heißt, je mehr Stunden Du im Monat buchst, desto geringer wird der Stundenpreis. So können auch schnell nur noch 9 Euro die Stunde daraus werden.

Unter Umständen bieten Agenturen auch Paketpreise an, in denen Du schon im Voraus eine bestimmte monatliche Stundenanzahl buchst. Sie wird aber meistens nicht in den nächsten Monat übertragen.

Die Abstimmung der Aufgaben

Wenn Du einen Virtuellen Assistenten gefunden hast, kannst Du ihn mit den ersten Aufgaben betrauen. In der Regel beschreibst Du ihm die Aufgabe, legst einen Zeitrahmen und einen Abgabetermin fest.

Hier solltest Du sehr genau sein, damit die Aufgabe nicht missverstanden wird. Tipps zur idealen Aufgabenstellung werde ich Dir demnächst in einem eigenständigen Artikel geben.

Danach bestätigt der VA Deinen Auftrag und fragt gegebenenfalls noch einmal nach, wenn etwas unklar ist. Nach der Erledigung schickt er Dir dann die Ergebnisse zu. Auch Zwischenreports sind möglich und besonders sinnvoll, wenn es sich um eine zeitintensive Aufgabe handelt. Solltest Du einmal unzufrieden mit den Ergebnissen sein, kannst Du natürlich eine (kostenlose) Nachkorrektur fordern.

Insgesamt ist der Virtuelle Assistent eine kostengünstige Möglichkeit, nervige oder zeitraubende Aufgaben zu delegieren und vom Tagesgeschäft fern zu halten. Dabei ist es egal, ob Du angestellt oder selbständig bist oder Deinen VA nur für private Belange beauftragen möchtest.