Zeitkiller: E-Mails lesen und bearbeiten
Gerade im geschäftlichen Umfeld treffen täglich sehr viele E-Mails in unseren Postfächern ein. Dabei sind sie nicht immer wichtig, denn oftmals handelt es sich um Spam, Werbebotschaften oder Pressemitteilungen. Trotzdem sitzen wir mehrmals am Tag vor unserem E-Mail-Programm und arbeiten den ganzen Eingang ab. Ein klassischer Zeitkiller, denn so etwas kann unter Umständen mehrere Stunden dauern.
Täglich erreichen mich etwa 120 E-Mails in meinen Postfächern. Selbst am Wochenende steht mein Posteingang niemals still. Darunter sind natürlich viele Pressemitteilungen, die jedoch oft erst verspätet versendet werden. Oft habe ich bereits über das Thema geschrieben, wenn dann endlich der Hersteller mit seiner Pressemitteilung herausrückt.
E-Mails sind Zeitkiller Nummer Eins
Hinzu kommen zahlreiche Status-Mails von sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter sowie irgendwelche Neuigkeiten von fast jedem Dienst, bei dem ich mich einmal angemeldet habe.
Vereinzelt treffen einige reine Spam-Mails sowie Werbung bei mir ein. Und natürlich Mails meiner Auftraggeber und Kunden — die ich persönlich natürlich als am wichtigsten einstufe.
Das E-Mail-Programm ist immer offen, wenn der Computer läuft — und selbst wenn mein Mac zu jeder neuen Mail eine kurze Info anzeigt, bin ich immer wieder dazu verleitet, doch mal schnell reinzuschauen oder sie wenigstens als Gelesen zu markieren.
Wichtig sind davon die wenigsten. Freunde melden sich eher per Telefon oder Facebook — und E-Mails von Auftraggebern und Kunden treffen zumeist in bestimmten Zeitfenstern ein.
Die E-Mail gehört gerade bei Webworkern und Selbständigen zum größten Zeitkiller, aber auch im Unternehmen können firmeninterne E-Mails von der eigentlichen Arbeit abhalten. Und auch das Beantworten kann richtig Zeit kosten, denn wie häufig fragt der Mitarbeiter dann nochmal eine Kleinigkeit nach, obwohl man gehofft hatte, alles mit einer E-Mail klären zu können?
Hier ein paar hilfreiche Tipps, wie Du den Zeitkiller auf ein Minimum reduzieren kannst:
Mit ein paar Tricks aus der Zeitfalle
- E-Mail-Programm aus!
Statt ständig erreichbar zu sein, könntest Du Dein E-Mail-Programm nur zu bestimmten Zeiten einschalten. Damit Du nicht in Fettnäpfchen trittst, solltest Du einen Auto-Responder einrichten, indem Du auf eben diese Zeiten hinweist und darum bittest, Dich im Notfall anzurufen. Laut meinem Kollegen Timothy Ferriss kannst Du sogar eine Frequenz von einmal die Woche damit erreichen. - Filter einrichten
Um unsinnige E-Mails wie Werbung und Spam zu vermeiden, kannst Du Dir entsprechende Filter einrichten. Spam wandert dann beispielsweise direkt in den Papierkorb und Rechnungen gehen in den dafür vorgesehenen Ordner.Auf Mac OS X 10.8 Mountain Lion und bald auch in iOS 6 hebt die VIP-Funktion beispielsweise E-Mails von Auftraggebern und Kunden noch besonders hervor. - Vorlagen erstellen
Um bestimmte E-Mails nicht immer wieder neu erstellen zu müssten, kannst Du in Deinem E-Mail-Programm Vorlagen mit Standard-Texten nutzen. Diese brauchst Du dann nur noch etwas anpassen und versenden — pure Zeitersparnis! - Detailliert beantworten
Anfragen solltest Du so detailgetreu wie nur möglich beantworten, damit Du eventuelle Rückfragen vermeidest. Gehe auch auf Eventualitäten ein und übertrage dem Kollegen oder Mitarbeiter in Entscheidungsfragen bis zu einem gewissen Grad die Verantwortung. - VA beauftragen
Auch die Hilfe eines so genannten Virtuellen Assistenten (VA) kannst Du in Anspruch nehmen. Der selbständige Mitarbeiter übernimmt in vielen Fällen auch den E-Mail-Verkehr — eine einmalige Einweisung, wie und wann er reagieren soll, macht es möglich. Das kostet zwar ein wenig Geld, lohnt sich aber durch die große Zeitersparnis.
Mit diesen Tipps solltest Du einen Großteil Deiner Zeit nicht mehr mit einem E-Mail-Programm verbringen. Einen Hinweis muss ich allerdings noch hinterherschicken: Gerade wer Zeit gegen Geld tauscht (z.B. ein Angestellter oder Dienstleister), kommt häufig nicht umhin, Anfragen sofort zu beantworten. Wenn ich mich beispielsweise mit meinen Auftraggebern über die nächsten Artikel absprechen, kann ich auch nicht erst bis zum nächsten Montag warte.
Mit einem Mac mit aktuellem Betriebssystem wird es aber möglich, sich nur über wichtige E-Mails benachrichtigen zu lassen — der Auftraggeber erhält also VIP-Status. Dann läuft das Programm zwar wieder die ganze Zeit, wird aber nur dann genutzt, wenn etwas Wichtiges vorliegt.
Auch könnte ich mir vorstellen, die Recherche und Verhandlung an einen Virtuellen Assistenten abzugeben und nur noch eine Zusammenfassung lesen zu müssen. Der Auftrag wäre dann also ohne eigene Verhandlung abgeschlossen worden.