Zeitmanagement: Beobachte Dich selbst!

Um eine geeignete Methode für Dein Zeitmanagement zu finden, solltest Du zuerst Deine aktuelle Planung analysieren. Dabei ist es besonders wichtig, nicht nur Deine Ziele zu kennen. Beobachte auch Deine Gefühle zur aktuellen Aktivität und priorisiere Deine Aufgaben!

Das klassische Zeitmanagement geht davon aus, dass Dein jetziger Tagesplan chaotisch ist und Du Deine Aufgaben in jedem Fall strukturierter umsetzen müsstest. Deshalb empfehlen viele Coaches übersichtliche To-Do-Listen, Methoden zur Priorisierung der Aufgaben sowie die Eliminierung von Zeitkillern.

Einen Rückblick auf bisherige Verhaltensweisen gibt es kaum — und das, obwohl man doch nur zu einem Soll-Zustand kommen kann, wenn man den Ist-Zustand kennt. Deshalb möchte ich Dir heute eine Technik empfehlen, die zuerst einmal die Gegenwart auseinander nimmt.

Darf ich vorstellen: Die Doing-Liste

Statt mit großen To-Do-Listen zu arbeiten oder sich mit Done-Listen zu motivieren, solltest Du Dir zuerst einmal eine ganz andere lange Liste anfertigen — die Doing-Liste.

Schreibe dazu alles auf, was Du im Moment gerade tust. Hierzu gehören nicht nur die Aufgaben und Termine auf Arbeit, sondern auch private Aktivitäten und Gewohnheiten. Selbst Pausen solltest Du notieren.

Das sieht im ersten Moment nach einer Menge Arbeit aus, kostet aber dennoch kaum Zeit. Schreibe dazu jedes Mal, wenn Du eine Aktivität beginnst, folgende Punkte auf:

• Aktivität
  »Kaffee trinken« oder »Artikel schreiben« — hier kommt einfach die derzeitige Aufgabe hinein.
• Zeit
  Wann hast Du mit der Aktivität begonnen? Eine End-Zeit kannst Du Dir sparen, denn dann wird schon der nächste Eintrag fällig.
• Kategorie (optional)
  Wenn Du möchtest, kannst Du die Aufgabe in einzelne Kategorien oder Lebensbereiche aufteilen.
• Notwendigkeit
  Wie lebenswichtig ist die Aufgabe? Hier kannst Du live priorisieren, ob Du die Aktivität tatsächlich brauchst.
• Gefühl
  Kategorisiere auch Dein Gefühl dabei. Bewerte einfach in fünf bis zehn Abstufungen.
• Geplant oder spontan?
  War die Aktivität geplant (z.B. bei einem Termin)? Oder hast Du Dich spontan für sie entschieden?
• An- oder entspannend?
  Da jeder Mensch die gleichen Aufgaben anders empfindet, solltest Du Dir auch darüber Gedanken machen, ob die Aufgabe einer Anspannung oder Entspannung gleich kommt.

Einige der Punkte kannst Du auch erst nach der eigentlichen Aufgabe eintragen. Auch ein Nachtragen der einzelnen Punkte am Abend wäre möglich. Insbesondere das Gefühl sollte aber so frisch wie möglich sein.

Analyse zum besseren Zeitmanagement

Du wirst Dich jetzt sicher fragen, warum Du für einen Eintrag so viele Punkte notieren sollst. Der Grund ist jedoch ganz einfach: Zur besseren Analyse!

So kannst Du mithilfe der Zeit und dem Gefühl herausfinden, ob Du die Arbeit einfach nur zu einer falschen Tageszeit ausführst, um Dich gut dabei zu fühlen. Du magst die Aufgabe grundsätzlich nicht und sie ist eher unwichtig? Dann entferne sie doch einfach aus Deinem Zeitplan!

Um ein besonders ausgeglichenes Zeitmanagement zu erhalten, sollte in Deinem Plan genügend Luft für spontane Aktivitäten sein. Auch die Anspannung und Entspannung sollte sich im optimalen Zeitplan die Waage halten. Mit den optionalen Kategorien überprüfst Du Dein Work-Life-Balance, auch wenn der Begriff eigentlich falsch verwendet wird.

Erstbestand und Abgleich

Damit Du einen guten Querschnitt aus Deinem Leben erfasst, solltest Du Dir eine Woche lang (inklusive Wochenende) Zeit nehmen, die Doing-Liste zu führen. Nach der Analyse kannst Du dann mit einem optimierten Tagesplan Dein Zeitmanagement in den Griff bekommen.

Um erste Erfolge zu verbuchen und Dich zu motivieren, solltest Du die Liste spätestens nach zwei Monaten wiederholen und mit den ersten Daten abgleichen. Das Intervall können Fortgeschrittene auf bis zu ein halbes Jahr vergrößern.