Zeitmanagement: Die Eisenhower-Methode

In dieser neuen Serie möchte ich Dir einige der klassischen Methoden und Prinzipien des Zeitmanagements näher bringen und deren Vor- und Nachteile beleuchten. Unsere erste Methode soll angeblich auf den früheren Alliierten-General Dwight D. Eisenhower zurück gehen, der später US-Präsident wurde. So populär wie der Name sind auch seine Prinzipien des Zeitmanagements.

Mit der Eisenhower-Methode priorisieren

Geht es nach unserem Oberbefehlshaber, sollten wir all unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten ordnen. Das war zu seiner Zeit wichtig, weil eine falschen Kategorisierung für seine Rekruten durchaus überlebenswichtig sein konnte.

Im ersten Quadranten (Q1) kamen all diejenigen Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich waren. Diese sollten nach Möglichkeit sofort ausgeführt werden.

Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringlich sind, kommen in den zweiten Quadranten (Q2). Hierzu zählen beispielsweise Projekte, die noch einen fernen Abgabetermin haben. Nach der Eisenhower-Methode solle man sie genau terminieren und zu gegebener Zeit selbst bearbeiten.

Im dritten Quadranten (Q3) kommen hingegen alle Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringlich sind. Diese sollten möglichst an Mitarbeiter delegiert werden, damit man sich nicht selbst belastet, aber trotzdem weiß, dass sie in guten Händen sind.

Die im vierten Quadranten (Q4) befindlichen Aufgaben haben weder Wichtigkeit noch Dringlichkeit und können deshalb getrost verworfen werden.

Nur für Perfektionisten

Besonders häufig wird die Eisenhower-Methode von Perfektionisten angewandt. Sie versuchen, selbst Aufgaben aus Q2 in den ersten Quadranten zu verschieben, um auch langfristige Projekte möglichst sofort erledigen zu können. Oftmals wird der Übereifer aber nicht belohnt und kann sogar dazu führen, dass man die ganze Arbeit umsonst gemacht hat.

Wenn Du beispielsweise von Deinem Chef eine Aufgabe mit festem Abgabetermin bekommst, der vielleicht noch vier Wochen entfernt liegt, wäre dies eine typische Q2-Aufgabe.

Auch die Diplom-Arbeit zählt darunter, denn sie muss ja vielleicht erst in einem halben Jahr abgegeben werden. Als strebsamer Student oder Mitarbeiter beginnst Du mit der Aufgabe aber sofort, um ein ordentliches Ergebnis zu erzielen. Du machst sie also künstlich zu einer Q1-Aufgabe.

Doch wie schnell passiert es, dass Pläne wieder umgeworfen werden? Plötzlich sagt Dir der Chef, dass Du mit der Aufgabe gar nicht beginnen sollst, weil der Deal schon im Vorfeld geplatzt ist. Oder der Professor rät Dir plötzlich zu einem anderen Thema für Deine Diplom-Arbeit. Du hast aber bereits viel Zeit in die Aufgabe gesteckt und ärgerst Dich nun, sie nicht erst später begonnen zu haben.

Nicht mehr zeitgemäß

Eisenhowers Soldaten mussten auf dem Schlachtfeld schnell handeln und waren einfache Befehle gewöhnt. Für sie machte diese Einteilung durchaus Sinn. Doch wie sieht es heute aus?

Vielleicht schätzt Du den Wochenreport Deiner Arbeit als wenig wichtig, aber dringlich ein. Du hast aber niemanden, der die Zeit oder das Verständnis hat, diese Arbeit für Dich zu übernehmen.

Auch deckt die Kategorisierung kaum alle Lebensbereiche ab. Routine-Aufgaben wie Zähne putzen oder duschen zum Beispiel sind schwer einzuordnen. Natürlich sind das wichtige und häufig auch dringliche Aktivitäten, aber putzt Du Dir die Zähne deshalb am Morgen gleich dreimal, anstatt über den Tag verteilt?

Gerade regelmäßige Aufgaben sind davon betroffen — das starre System sieht so etwas nicht vor. Vielleicht kommt Dir Sport unwichtig vor, denn man kann unter Umständen auch gut ohne auskommen. Trotzdem möchtest Du wieder einmal etwas für Deine Fitness machen — Die Aufgabe wird also dringlich. Lässt Du deshalb gleich andere Menschen für Dich joggen oder schwimmen?

Von Flexibilität kann hier auch nicht mehr die Rede sein. Irgendwann hast Du so viele Q1-Aufgaben angehäuft, dass Du gar nicht mehr auf spontane Situationen eingehen kannst. Spaß macht das System schon lange nicht mehr und der Stresspegel steigt trotz mehr oder minder effektivem Zeitmanagement wieder.